5 Conseils Essentiels pour Organiser Efficacement vos Expéditions Sous Température Dirigée
Organiser une expédition sous température dirigée est une opération complexe, et la gestion des data loggers peut parfois sembler une contrainte supplémentaire. Pourtant, garantir la sécurité et la qualité des produits sensibles à la température durant le transport est crucial. Afin de vous aider à optimiser ce processus et éviter les complications, voici 5 conseils essentiels pour gérer vos expéditions sous température dirigée et gérer efficacement vos enregistreurs de température.
1) Informez Votre Destinataire
Bien que cela puisse sembler évident, il est essentiel de prévenir votre destinataire des conditions de conservation requises pour vos produits. Assurez-vous qu’il soit bien informé de la plage de température à respecter pour le stockage et le transport.
Il est tout aussi important d’indiquer que votre expédition contient un enregistreur de température. Vérifiez également que votre destinataire puisse facilement lire les données de l’enregistreur dès la réception et vous renvoyer rapidement ces informations.
Ne tombez pas dans le piège de penser que tous les enregistreurs USB sont universels et lisibles par tous. Pour des raisons de sécurité, de nombreuses entreprises interdisent désormais l’utilisation de supports USB amovibles. Cela pourrait entraîner un retour à l’envoyeur à vos frais. Avant l’expédition, confirmez que le destinataire est équipé pour gérer votre data logger.
Enfin, veillez à ce que les deux parties soient parfaitement d’accord sur la procédure à suivre en cas de dépassement de température et sur les responsabilités de chacun.
2) Placez Votre Data Logger au Plus Près du Produit
Placez votre data logger aussi près que possible du produit, idéalement au centre du colis ou de la palette. Les enregistreurs de petite taille sont parfaits pour cela, car ils peuvent facilement se glisser au cœur des emballages.
Pourquoi est-ce important ? Les variations de température qui affectent les couches externes de l’emballage n’impactent souvent pas le produit lui-même grâce à l’isolation fournie par les matériaux d’emballage. En revanche, si le data logger est placé à l’extérieur du colis, il subira directement les variations de température, ce qui peut entraîner des fausses alertes et des signalements d’excursions de température.
Si vous utilisez un emballage en froid passif (par exemple, une boîte isotherme), veillez à ne pas le placer en contact direct avec la source de froid, ce qui provoquerait une excursion de température extrême et fausserait les résultats.
3) Indiquez Précisément l’Emplacement de Votre Data Logger
Assurez-vous que votre data logger soit accompagné d’une étiquette indiquant clairement son emplacement dans l’expédition. Cela facilitera sa localisation à l’arrivée.
Dans le cadre des expéditions avec co-chargement, votre colis peut se retrouver mélangé avec de nombreuses autres palettes ou cartons, rendant difficile la localisation du data logger. Certains logisticiens nous ont confié que retrouver un enregistreur de température dans une remorque complète peut prendre jusqu’à deux jours… et encore, si celui-ci est retrouvé.
Pendant ce temps, les produits peuvent être mis en quarantaine, ou pire, réanalysés en raison de la perte de l’enregistreur. Cela peut être extrêmement préjudiciable, surtout si les produits sont essentiels et attendus par des patients ou des clients.
4) Établissez une Traçabilité Solide entre Votre Data Logger et Vos Produits
Il est crucial de pouvoir prouver que les données de température que vous présentez lors de l’audit correspondent bien aux produits expédiés. Vous devez donc établir un lien systématique entre chaque data logger et le numéro de lot des produits.
Malheureusement, de nombreux expéditeurs notent manuellement les numéros de série des data loggers sur les documents d’expédition. Ces informations peuvent être illisibles, erronées ou incomplètes, entraînant des erreurs.
Pour éviter cela, privilégiez un système entièrement numérisé (comme Sensolabo®) qui permet de lier de manière sécurisée vos produits au data logger. Vous n’aurez qu’à scanner le code-barres du colis ou de la palette que vous surveillez, ce qui simplifie grandement la gestion de la traçabilité.
5) Vérifiez le Bon Fonctionnement de Vos Data Loggers Avant l’Expédition
Avant d’expédier, assurez-vous que vos data loggers fonctionnent correctement. Utilisez des enregistreurs équipés de voyants lumineux qui vous confirmeront qu’ils sont bien activés et enregistrent les données de température.
Prêtez également attention à la date de calibration et à la date de validité des data loggers pour vous assurer qu’ils seront capables d’assurer leur mission tout au long du transport. Si la pile ou la batterie est proche de son expiration, il se peut qu’elle perde en efficacité et donne des données inexactes pendant l’expédition.
Il est aussi important de prendre en compte que, comme tout appareil électronique, les data loggers peuvent tomber en panne, notamment la pile ou la batterie, ou être endommagés durant le transport (volontairement ou non). Dans le cas d’expéditions multi-colis ou multi-palettes, il est fortement conseillé d’utiliser au moins deux data loggers pour pallier la perte de données à l’arrivée.
Conclusion
Gérer efficacement des expéditions sous température dirigée nécessite une attention minutieuse à la gestion des data loggers. En suivant ces 5 conseils essentiels—informant votre destinataire, positionnant correctement votre data logger, établissant une traçabilité rigoureuse, vérifiant le bon fonctionnement des appareils et utilisant plusieurs data loggers pour plus de sécurité—vous éviterez des erreurs courantes et garantirez la sécurité et la qualité des produits sensibles à la température.
Ces stratégies vous permettront de rationaliser vos processus de gestion de la chaîne du froid, de réduire les risques d’erreurs coûteuses et de protéger la qualité et la sécurité de vos produits tout au long du transport.
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